Retensi arsip adalah jangka waktu penyimpanan arsip aktif dan semi-aktif sebelum dipindahkan ke arsip statis atau dimusnahkan. Tata cara retensi harus mengacu pada Tabel Retensi Arsip (TRA) yang ditetapkan.
Apa Itu Retensi
Retensi arsip adalah periode waktu selama arsip disimpan di unit penghasil atau unit arsip intermediate sebelum dipindahkan atau dimusnahkan. Retensi ditentukan berdasarkan nilai guna dan nilai sejarah arsip.
Tabel Retensi Arsip
Tabel Retensi Arsip (TRA) adalah daftar klasifikasi arsip beserta masa retensinya. TRA disusun berdasarkan jenis kegiatan dan fungsi instansi pemerintahan.
Proses Pemusnahan
Proses pemusnahan arsip meliputi: identifikasi arsip yang akan dimusnahkan, penyusunan daftar arsip yang akan dimusnahkan, persetujuan pejabat yang berwenang, dan pelaksanaan pemusnahan dengan saksi.
Dokumentasi Pemusnahan
Dokumentasi pemusnahan meliputi: berita acara pemusnahan, daftar hadir saksi, dan foto dokumentasi. Dokumentasi ini disimpan sebagai arsip statis untuk keperluan audit dan pertanggungjawaban.